Asiakastilaisuuden järjestäminen: miten hankin artistin tai bändin yrityksen juhliin?
Asiakastilaisuuden järjestäminen ei ole aina helppoa, mutta yksi asia on varmaa. Mikään ei nosta yrityksen tai organisaation juhlien tunnelmaa niin kuin elävä musiikki. Moni käyttää tapahtumatuottajaa apuna juhlien ja asiakastilaisuuden järjestämisessä. Jos muutkin järjestelyt onnistuvat omin voimin, myös esiintyjän voi hankkia itse ottamalla suoraan yhteyttä keikkamyyjään. Mitä kaikkea on hyvä selvittää etukäteen esiintyjän hankkimisessa?
Miten löydän ohjelmatoimiston tai keikkamyyjän?
Jos ohjelmatoimistot eivät ole jo valmiiksi tuttuja yhteistyökumppaneita, hyvä tapa löytää sellainen on google-haku. Yleisen haun voi tehdä esimerkiksi ”ohjelmatoimisto”-hakusanalla ja oman paikkakunnan nimellä. Jos tiedät, kenet artistin tai bändin haluaisit esiintymään voit tehdä haun myös ”artistin nimi” ja ”keikat”-yhdistelmällä, jolloin päädyt useimmiten kyseistä artistia tai bändiä myyvän ohjelmatoimiston tai keikkamyyjän nettisivuille.
Yleistä tietoa esiintymissopimusten ehdoista ja listauksen joistakin eri paikkakunnilla toimivista ohjelmatoimistoista löydät myös Suomen ohjelmatoimistot ja agentit SOA ry:n nettisivuilta.
Musiikki on ainutlaatuinen tapa luoda tietynlainen ilmapiiri tilaisuuteen.
Kuinka aikaisin esiintyjää on syytä etsiä?
Asiakastilaisuuden järjestäminen kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ja keikkamyyjään kannattaa ottaa yhteys jo heti alkumetreillä. Yleensä isoista, tuhansien vieraiden yritysjuhlista kuten vuosijuhlista sovitaan jopa puolitoista vuotta aiemmin.
Pikkujoulujen esiintyjistä tulisi sopia viimeistään lokakuun alkupuolella ottamalla yhteys keikkamyyjään eli agenttiin eli useimmiten ohjelmatoimistoon. Nimekkäiden artistien kohdalla pikkujoulut sovitaan jo alkuvuodesta tai viimeistään loppukesästä, mutta erinomaisen bilebändin tai trubaduurin esiintymisen ehtii vielä sopia.
”Koronan vuoksi tänä vuonna suunnitellaan pikkujouluja vasta syksyllä, joten nimekkäitäkin esiintyjiä kannattaa edelleen kysyä. Viikolla järjestettävät juhlat helpottavat artistien saatavuutta”, ohjelmamyyjä Kari Pössi ohjelmatoimisto Piikkikasvista toteaa.
”Tilaisuuden koko ja tila, jossa juhlat järjestetään vaikuttavat paljon aikatauluihin. Juhlatilaksi kannattaa miettiä myös yrityksen omia tiloja, sillä esimerkiksi teollisuustilat sopivat joissain tapauksissa erinomaisesti juhlatilaksi, kun ne somistetaan ja valaistaan oikein”, Seija Ingström ohjelmatoimisto Ohjelmanaiset Oy:stä muistuttaa.
Ohjelmatoimisto tekee aina kirjalliset sopimukset esiintymispalkkiosta ja esiintymiseen liittyvistä majoitus- ja matkakuluista.
Asiakastilaisuuden järjestäminen on ajankohtaista, mutta kuka ottaa yhteyttä ja keneen?
Usein yhteydenotosta vastaa yrityksen johdon assistentti tai isompien tilaisuuksien kohdalla ulkopuolinen tapahtumatuottaja.
”Olennaista on, että keikkamyyjälle soittaa ihminen, joka tietää yrityksestä ja tapahtumasta tarpeeksi. Tilaisuuden ohjelman kokonaisuus ja budjetti on hyvä miettiä etukäteen. Jos halutaan vain tarjous tietämättä kuinka paljon esiintyjästä ollaan valmiita maksamaan, tehdään usein turhaa työtä”, Ingström kertoo.
Sosiaalisen median aikakaudella on houkuttelevaa ottaa suoraan yhteyttä artistiin.
”Useimmiten artistit ohjaavat kuitenkin ottamaan yhteyttä keikkamyyjäänsä, jos esiintymispyyntö osoitetaan suoraan heille. On kaikille selkeämpää, kun ohjelmatoimistolla on valmiit sopimuspohjat ja toimintamallit olemassa. Me laadimme alustavan keskustelun pohjalta yritykselle tarjouksen, jonka avulla keskustellaan jatkosta. Ala on oman urani aikana selvästi ammattimaistunut tässä”, Pössi sanoo.
Ohjelmatoimisto tekee aina kirjalliset sopimukset esiintymispalkkiosta ja esiintymiseen liittyvistä majoitus- ja matkakuluista.
”Sopimuksissa sovitaan myös mahdollisista peruutuksista ja peruutusajoista. Jos artisti joutuu peruuttamaan esiintymisen, ohjelmatoimisto voi auttaa löytämään tilalle toisen esiintyjän. Monesti yritysjuhlissa ei myöskään huomata ajatella juontajaa, vaikka harva oman väen joukosta on valmis astumaan lavalle spiikkaamaan. Ohjelmatoimisto voi järjestää sekä esiintyjän että juontajan paikalle ja neuvoo muutenkin tilaisuuden kokonaisuuden järjestämisessä”, Ingström toteaa.
Ohjelmatoimisto antaa neuvoja myös käytännön järjestelyissä.
”Jos kyseessä on iso tapahtuma, suosittelen lämpimästi tapahtumatuottajaa. Pääsääntöisesti tilaisuuden järjestäjä hankkii myös tapahtumassa tarvittavan tekniikan, kuten valot ja äänentoiston. Suosittelemme luotettavia yhteistyökumppaneita tekniikan ja muiden käytännön asioiden, kuten esimerkiksi turvallisuuden järjestämiseen”, Pössi kertoo.
Millainen esiintyjä luo toivotun tunnelman?
Musiikki on ainutlaatuinen tapa luoda tietynlainen ilmapiiri tilaisuuteen oli sitten kyseessä asiakastilaisuuden järjestäminen tai muu yritysjuhla.
”Musiikki voi joko nostaa tunnelman kattoon tai lässäyttää sen täysin, jos se ei sovi tilanteeseen eikä kohderyhmälle. Kun ihmiset saapuvat tilaan, musiikki luo heti mukavaa meininkiä. Esiintyjää kannattaa siis harkita tarkkaan yhdessä ohjelmatoimiston kanssa”, Ingström sanoo.
Esiintyjää valittaessa kannattaa miettiä myös omaa yleisöä ja juhlan tarkoitusta.
”Esimerkiksi 20 hengen kabinettiin ei sovi räväkkä rock-bändi, mutta messuhalliin kyllä. Sinne kabinettiin sen sijaan sopii hienosti vaikkapa Maarit Hurmerinta pianonsa kanssa”, Pössi toteaa.
Artisti tai bändi ei ole jukeboksi, vaan heillä on ammattitaitoa lukea kuulijoita.
”Nimekkäät artistit hallitsevat useimmiten tilanteen kuin tilanteen, ja heidän musiikkinsa merkitsee kuulijoille jotain aivan erityistä. Nimiartistien lisäksi ohjelmatoimistojen edustamat bilebändit ja trubaduurit ovat ammattimuusikoita, joiden ammattitaitoon viihdyttäjinä kannattaa myös luottaa. Heitä ei tarvitse ohjailla musiikin valinnassa”, Pössi sanoo.
Musiikkiesityksen paikka ohjelman kokonaisuudessa
Yritysten juhlissa tapahtuu useita eri asioita: pidetään puheita, jaetaan tunnustuksia ja viihdytetään yleisöä eri tavoin. Esitysten pituus ei firman juhlissa yleensä ole yhtä pitkä kuin artistin keikalla.
”Paras ajankohta musiikkiesitykselle on heti ruokailun jälkeen. Useimmat nimibändit esittävät yhden noin tunnin setin eli he eivät ole koko illan tanssi- tai taustamusiikkia soittavia bändejä. Yleensä nimibändien keikkaa myös seurataan keskittyneesti. Bilebändit sen sijaan voivat soittaa 2–3 noin 45 minuutin settiä”, Ingström kertoo.
Pössi muistuttaa, ettei musiikkiesityksiä myydä kuin makkaraa.
”Joskus meiltä kysytään, miksi kahden biisin esitys on näin kallis. Musiikkiesityksien myynti ei ole tukkukauppaa. Ero 10 minuutin ja puolen tunnin setin välillä ei ole suuri, koska artistin pitää joka tapauksessa matkustaa paikalle ja valmistautua esitykseen. Liian pitkää keikkaa ei yritysjuhliin kannata järjestää, koska ihmiset haluavat myös keskustella ja verkostoitua. Illan ohjelmaa kannattaa miettiä kokonaisuutena. Musiikkiesitys sopii joskus alkuiltaan rentouttamaan tunnelmaa, joskus tapahtuman loppuhuipennukseksi”, Pössi sanoo.
Esiintyjä ei ole juhlien maskotti
”Artisti ei ole juhlassa seurustelukumppani eikä maskotti, joka ostetaan omaan käyttöön juhlien ajaksi. Ammattilainen esiintyy ja lähtee pois, hän ei ole lupautunut kenenkään kaveriksi. Esimerkiksi nimikirjoituksien kirjoittaminen tai artistiin liittyvä yrityslahja on joskus mahdollista järjestää, mutta siitä ja esimerkiksi oheistuotteiden myynnistä sovitaan etukäteen ohjelmatoimiston kanssa”, Pössi sanoo.
Illan kokonaisuuden onnistumiseen Ingströmillä on hyvä neuvo.
”Tärkeintä on muistaa, että firman juhlissa ei puhuta ikävistä asioista eikä kerrota huonoja uutisia. Jos näin tehdään, iltaa ei pelasta paraskaan esiintyjä”, Ingström sanoo.
Lopuksi: Muista hankkia tapahtumalupa musiikin esittämiseen tapahtumassasi
Tiestikö, että lupamaksut ovat musiikin tekijöiden palkkaa, jonka Teosto tilittää heille.
Tapahtumalupa: Musiikin esittämiseen keikoilla, konserteissa, ravintoloissa karaokessa, yritystapahtumissa ja -juhlissa
Livestriimauslupa: Jos tapahtuma ja erityisesti esiintyjän keikka myös striimataan, tarvitset lisäksi Livestriimausluvan.
- Minkälainen tilaisuus on tarkoitus järjestää, onko mielessä asiakastilaisuuden järjestäminen vai joku muu juhla, minkälaista tunnelmaa sinne haetaan, mikä on pukukoodi, ja onko kyseessä avec-tilaisuus?
- Montako henkilöä tilaisuuteen osallistuu ja mikä on juhlijoiden toimiala sekä ikä- ja sukupuolijakauma?
- Mitä kaikkea muuta tapahtumassa tehdään? Alustava ohjelmarunko ja tilaisuuden aikataulu olisi hyvä olla olemassa. Tarvitsetteko juontajan?
- Kuinka pitkää esitystä toivotte? Minkälaiset esiintyjät ovat aiemmin toimineet hyvin, mitkä eivät?
- Minkälainen budjetti teillä on esiintymispalkkioon ja mahdollisiin muihin kuluihin, kuten esiintyjien majoitukseen ja matkakuluihin?
- Millainen tila esiintymistä varten tarvitaan? Tilavuokraan pitää kuulua myös riittävän iso lava ja lukollinen takahuone esiintyjille, ja miehille ja naisille yleensä erilliset huoneet. Nimiesiintyjillä voi olla tarkkoja toiveita takahuoneesta. Miten esiintyjien ruokailut järjestetään?
- Soundcheckiä suunniteltaessa ja takahuonetiloja pohdittaessa on syytä muistaa, että esiintyjä on usein yritysjohdon järjestämä ihana yllätys työntekijöille. Artistia ei silloin saa nähdä etukäteen.
- Mitä tekniikkaa tarvitaan, ja kuka sen hankkii ja maksaa? Eri ohjelmanumerot voivat edellyttää eri tekniikkaa. Mistä tekniikka hankitaan? Mitä esiintymistilassa on valmiina?
- Aikataulu: mihin aikaan esiintyjän pitää päästä paikalle pystyttämään tekniikkaa ja tekemään soundcheckiä? Huomaa tilaa vuokratessa, että soundcheckin on oltava valmis tuntia ennen tilaisuuden alkua.
- Esiintyjän valokuvaamisesta, videokuvaamisesta ja esimerkiksi nimikirjoitusten jakamisesta on sovittava erikseen. Artistia ei ole tilattu markkinoimaan yritystä.
- Mikä on keikan viimeinen peruutusaika?
