Tietosuojalauseke

Säveltäjäin Tekijänoikeustoimisto Teosto r.y. (Teosto) on säveltäjien, sanoittajien, sovittajien ja musiikinkustantajien tekijänoikeusjärjestö, jonka tehtävänä on hallinnoida edustamiensa koti- ja ulkomaisten tekijöiden musiikkiteoksia, myöntää niihin käyttölupia ja tilittää teosten käytöstä saatavat korvaukset tekijöille.

Teosto on sitoutunut suojaamaan nykyisten ja tulevien oikeudenomistajiensa, musiikin käyttäjäasiakkaidensa ja muiden toimintaansa liittyvien sidosryhmien yksityisyyttä ja käsittelee toiminnassaan näiden henkilötietoja kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tässä tietosuojalausekkeessa kerromme tarkemmin, mm.:

1. Yhteystiedot

Teosto on rekisterinpitäjä tässä tietosuojalausekkeessa kuvamaamassamme henkilötietojen käsittelyssä. Voit olla yhteydessä alla oleviin yhteystietoihin henkilötietojesi käsittelyyn liittyvissä asioissa:

Rekisterinpitäjä:

Säveltäjäin Tekijänoikeustoimisto Teosto r.y. (y-tunnus: 0117040-7)

Urho Kekkosen katu 2 C, 00100 Helsinki

Henkilötietojesi käsittelyyn liittyvissä asioissa voit ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@teosto.fi.

2. Mitä tietoja käsittelemme ja mistä saamme tiedot

Teoston ydintoimintaan kuuluvan tekijänoikeuksien kollektiivihallinnoinnin ohella Teosto on aktiivisesti mukana alan lainsäädäntöön ja käytäntöihin vaikuttamisessa sekä muussa ennen kaikkea musiikkiin keskittyvässä kulttuuritoiminnassa. Teoston laaja-alainen toiminta edellyttää useiden eri rekisteröityjen ryhmien henkilötietojen käsittelyä. Alla kerromme, mitä tietoja tyypillisesti käsittelemme näistä rekisteröityjen ryhmistä ja mistä lähteistä saamme tiedot. Pyrimme tietoja kerätessämme informoimaan, minkä tietojen antaminen on pakollista, ja mitkä tiedot voit antaa vapaaehtoisesti.

Teoston oikeudenomistajat ja edunsaajat. Teoston oikeudenomistajia ovat henkilöt, jotka ovat tehneet Teoston kanssa asiakassopimuksen heidän teostensa hallinnoinnista. Käsittelemme oikeudenomistajista tyypillisesti seuraavia tietoja:

  • Koko nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • Henkilötunnus yksiselitteistä tunnistamista varten, joka on tarpeen mm. tilitysten oikeaksi kohdentamiseksi
  • Pankkiyhteystiedot
  • Tekijäominaisuus (säveltäjä, sanoittaja, sovittaja)
  • Kansainvälinen tekijänumero (IPI-numero) joka luodaan automaattisesti oikeudenomistajaksi liittymisen yhteydessä, aliakset (salanimet)
  • Teostiedot, teosten esitys- ja muut käyttötiedot ja tiedot tekijälle maksetuista korvauksista
  • Verkkopalvelutunnukset (käyttäjätunnus ja salasana)
  • Verotiedot, mahdolliset ulosottotiedot ja mahdolliset Teostolle ilmoitetut velat (kuten velat kustantajille)
  • Tiedot asiakkuudesta (alku- ja loppupvm), tiedot tapahtumista, joihin henkilö on osallistunut
  • Edunsaajatiedot ja tiedot testamenteista sekä perunkirjat ja kuolinpesän jakokirjat

Oikeudenomistajiemme edunsaajat ovat henkilöitä, joille oikeudenomistajan teosten tekijänoikeus on siirtynyt perinnön tai vastaavan oikeuden seurauksena. Edunsaajista käsittelemme tyypillisesti seuraavia tietoja:

  • Koko nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot
  • Pankkiyhteys

Saamme oikeudenomistajia koskevat tiedot pääasiallisesti henkilöltä itseltään, kuten asiakassopimuksesta ja muista yhteyksistä, kun henkilö toimittaa muita asiakassuhteen ylläpitämiseen liittyviä tietoja Teostolle (esimerkiksi teosilmoitukset), viranomaisten rekistereistä (esim. Verohallinnon rekisterit), Teoston koti- ja ulkomaisilta jäsen- ja sisarjärjestöiltä sekä muilta yhteistyöorganisaatioilta (erityisesti IPI-numero sekä tietoja teosten käytöstä ja tilityksistä). Teosten esitys- ja käyttötietoja kerätään myös niitä koskevista esitysraporteista, ohjelmailmoituksista ja muista raporteista.

Oikeudenomistajiemme edunsaajia koskevat tiedot saamme joko edunsaajilta itseltään, kuolinpesältä tai viranomaisilta.

Muut kuin Teoston edustamat oikeudenhaltijat. Teoston toiminnasta johtuen voimme käsitellä myös muiden kuin Teoston oikeudenomistajina olevien oikeudenhaltijoiden (säveltäjä, sanoittaja tai sovittaja) tietoja, jos (i) oikeudenhaltija on toisen tekijänoikeusjärjestön jäsen ja Teostolla on vastavuoroisuussopimus sen tekijänoikeusjärjestön kanssa, jonka jäsen kyseinen henkilö on, jolloin tämä järjestö on valtuuttanut Teoston käsittelemään henkilötietoja tai (ii) oikeudenhaltija ei ole minkään tekijänoikeusjärjestön jäsen, mutta Teosto edustaa kyseistä oikeudenhaltijaa tekijänoikeuslain mukaisen sopimuslisenssin nojalla.

Muista kuin Teoston edustamista oikeudenhaltijoista käsittelemme tyypillisesti samoja tietoja kuin Teoston oikeudenomistajista, siltä osin kuin on tarpeen vastavuoroisuussopimuksen tai sopimuslisenssiä koskevien vaatimusten täyttämiseksi. Ellemme ole toisin maininneet, näiden oikeudenhaltijoiden tietoja käsitellään samoihin tarkoituksiin kuin Teoston oikeudenomistajien tietoja.

Musiikin käyttäjäasiakkaat. Musiikin käyttäjäasiakkaat ovat yrityksiä, yhteisöjä tai henkilöitä, jotka ovat tehneet Teoston kanssa sopimuksen Teoston edustamien teosten käytöstä omassa toiminnassaan. Musiikin käyttäjäasiakkaista käsitellään tyypillisesti seuraavia tietoja:

  • Luvan haltijana olevan yrityksen nimi, y-tunnus, yhteystiedot ja laskutus- ja maksutiedot
  • Yrityksen yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, asema/titteli, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • Henkilöasiakkaan etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • Esityspaikan ja esitysluvan haltijan nimi ja yhteystiedot
  • Tiedot haetuista käyttöluvista
  • Verkkopalvelutunnukset (käyttäjätunnus ja salasana)
  • Mahdolliset maksulaiminlyönnit ja perintätiedot

Saamme musiikin käyttäjäasiakkaita koskevat tiedot pääasiallisesti luvanhakijalta itseltään tai tämän edustajalta puhelimitse, sähköpostitse tai verkkopalveluidemme kautta. Lisäksi voimme kerätä tietoja viranomaisten ja yritysten ylläpitämistä tietokannoista. Musiikin tallennuslupia koskevia tietoja saamme myös Nordisk Copyright Bureau NCB:ltä, joka hallinnoi kootusti pohjoismaisten tekijänoikeusjärjestöjen tallennuslupia. NCB toimii Kööpenhaminassa, Tanskassa. Tapahtuma-asiakkaitamme koskevia tietoja voimme myös saada Teostolle tehdyistä esitysilmoituksista tai Teoston havainnoimista järjestetyistä tapahtumista, joista tapahtuman järjestäjä ei ole ilmoittanut Teostolle.

Musiikin esittäjät. Musiikin esittäjät ovat henkilöitä, jotka esittävät Teoston esittämien tekijöiden teoksia julkisesti ja tekevät esitystapahtumasta esitysilmoituksen Teostolle. Musiikin esittäjistä käsitellään tyypillisesti seuraavia tietoja:

  • Etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • Verkkopalvelutunnukset (käyttäjätunnus ja salasana)
  • Muut henkilön vapaaehtoisesti antamat tiedot

Saamme nämä tiedot henkilöltä itseltään.

Yhteistyökumppanit ja muut sidosryhmät sekä viestintä. Näihin rekisteröityjen ryhmiin kuuluu Teoston yhteistyökumppaneina olevia organisaatioita ja henkilöitä, yhteiskunnallisia päättäjiä, vaikuttajia ja muita julkisessa tai muuten yhteiskunnallisessa tehtävässä olevia henkilöitä, joiden Teosto arvioi olevan kiinnostunut Teoston toiminnasta, Teoston järjestämiin tapahtumiin ja tilaisuuksiin osallistuvat henkilöt sekä muut henkilöt, jotka ovat ilmaisseet halukkuutensa saada tietoa Teoston toiminnasta sekä muuta viestintää. Näistä ryhmistä käsittelemme tyypillisesti seuraavia tietoja:

  • Etu- ja sukunimi, organisaatio, jota henkilö edustaa, asema organisaatiossa, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja muut henkilön mahdollisesti julkiseksi saattamat tiedot (kuten hänen edustamansa puolue)
  • Henkilön tapauskohtaisesti itse antamat tiedot (esimerkiksi tilaisuuksiin tai tapahtumiin ilmoittautumisen tai kampanjoiden yhteydessä tai esim. Kulttuurikummitoimintaan liittyen)

Tilaisuuksiin ja tapahtumiin osallistuvien ja viestintää tilaavien henkilöiden tiedot saamme henkilöltä itseltään tai sisarjärjestöiltämme. Yhteistyökumppaneiden ja sidosryhmien edustajien tietoja saamme joko henkilöltä itseltään tai keräämme niitä jäsenjärjestöiltämme, julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten julkishallinnon ja yritysten verkkosivuilta.

Muut tiedot. Kunkin henkilön tietoihin voidaan myös merkitä tämän antama suoramarkkinointia tai muuta viestintää koskeva suostumus tai -kielto.

Lisäksi Teoston verkkosivuston käyttäjistä kerätään tietoa evästeiden avulla Teoston evästekäytännössä tarkemmin kuvatulla tavalla. Evästeillä kerättyjä tietoja ei kuitenkaan yhdistetä tunnistettuun henkilöön liittyviin henkilötietoihin.

3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Käsittelemme tietoja seuraavia tarkoituksia varten:

  • Oikeudenomistajien tietoja käsittelemme asiakassuhteen perustamiseen ja hoitoon, asiakassuhteeseen liittyvään viestintään ja yhteydenpitoon, kotimaisten ja kansainvälisten teos- ja tekijärekisterien ylläpitämiseen, teosten käyttötietojen keräämiseen ja kohdentamiseen sekä tekijänoikeuskorvausten tilittämiseen niihin oikeutetulle musiikin tekijöille (säveltäjät, sanoittajat ja sovittajat), tekijöiden perikunnille sekä kustantajille. Teoston toiminnan kansainvälisestä luonteesta johtuen käsittely on rajat ylittävää (ks. Tietojen luovutukset ja siirrot). Käsittelemme tällöin tietoja asiakassopimuksen sekä lakisääteisen velvoitteen (tekijänoikeuslaki ja yhteishallinnointilaki) perusteella.
  • Musiikin käyttäjäasiakkaiden tietoja käsittelemme asiakassuhteen perustamiseen ja ylläpitoon, musiikin käyttöoikeussopimusten mukaisten tekijänoikeuskorvausten laskutukseen ja perintään, asiakkuuteen liittyvään viestintään ja yhteydenpitoon sekä muihin musiikin käyttöoikeussopimuksen mukaisten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen liittyviin tarkoituksiin. Käsittelemme tällöin tietoja sopimuksen sekä lakisääteisen velvoitteen (erit. tekijänoikeuslaki ja yhteishallinnointilaki) perusteella.
  • Musiikin esittäjien tietoja käsittelemme asiakassuhteen perustamiseen ja ylläpitoon, tehtyjen esitysilmoitusten käsittelyyn sekä tähän suhteeseen liittyvään viestintään ja yhteydenpitoon. Voimme lisäksi käsitellä esittäjien tekemiä esitysilmoituksia käyttölupien valvontatarkoituksissa.

Lisäksi käsittelemme tietoja yleisesti seuraavia tarkoituksia varten:

  • Tapahtumat ja tilaisuudet. Käsittelemme tietoja tapahtumien ja tilaisuuksien järjestämiseen sekä näihin liittyvien kutsujen ja tiedotteiden toimittamiseen. Käsittelemme tällöin tietoja täyttääksemme sopimuksen palvelusta, jonka henkilö tilannut, tai oikeutetun edun perusteella.
  • Viestintä. Käsittelemme tietoja Teoston toimintaan, palveluihin, tilaisuuksiin ja tapahtumiin liittyvään viestintään (ml. sähköpostitse) siltä osin kuin henkilö ei ole kieltäytynyt tällaisesta viestinnästä. Käsittelemme tällöin tietoja oikeutetun edun taikka henkilön antaman suostumuksen perusteella. Tällainen viestintä ei koske asiakkuuteen tai sopimusasioihin liittyvää viestintää, jota toteutamme ylempänä mainituilla perusteilla.
  • Tutkimus- ja kehitystoiminta. Käsittelemme tietoja Teoston tuotteita ja palveluita koskevaan tutkimus- ja kehitystoimintaan oikeutetun edun perusteella.
  • Edunvalvonta ja oikeudelliset vaateet. Käsittelemme tietoja edunvalvontaan liittyvien tehtävien toteuttamiseen, mahdollisten sopimusrikkomusten, oikeudenloukkauksien ja muiden teosten käyttöön liittyvien epäselvyyksien estämiseen ja selvittämiseen sekä oikeudellisten vaateiden laatimiseen, esittämiseen ja puolustamiseen

4. Tietojen säilytysaika

Käsittelemme tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Voimme ilmoittaa myös erityisistä säilytysajoista tapauskohtaisesti. Pääasialliset säilyttämisajan määrittämiskriteerit ovat seuraavat:

  • Oikeudenomistajia koskevat tiedot. Oikeudenomistajien tietoja säilytämme niin kauan kuin oikeudenomistajan ja Teoston välinen sopimus on voimassa sen ehtojen mukaisesti ja hänen Teoston hallinnoimien teostensa (yhteisteokset mukaan luettuina) tekijänoikeus on voimassa (elinikä ja 70 vuotta tekijän kuolemasta tai yhteisteosten osalta viimeisen tekijän kuolemasta). Asiakkuuden päättymisestä huolimatta Teosto voi olla velvollinen säilyttämään tekijänoikeuskorvausten tilitystä varten tiettyjä tätä tarkoitusta varten tarpeellisia tietoja niin kauan kuin tekijän tekijänoikeudet teokseensa ovat voimassa.
  • Muut sopimuksen perusteella käsittelemämme tiedot. Muilta osin säilytämme sopimukseen, kuten musiikin käyttölupiin, perustuvia tietoja niin kauan kuin on tarpeen sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi, ellei säilytykseen kohdistu lakiin perustuvaa pidempää säilytysaikaa (kuten kirjanpitolakiin perustuva säilytysvelvollisuus), jolloin säilytämme tarpeelliset tiedot tämän ajan.
  • Viestintään käytettävät tiedot. Teoston viestintään käytettäviä henkilötietoja (ml. aiemmin Teoston toiminnassa mukana olleet henkilöt sekä sidosryhmiin kuuluvat henkilöt) säilytetään niin kauan kuin henkilö toimii tehtävässä, jossa hänen oletetaan olevan kiinnostuneen Teoston toiminnasta, eikä henkilö ole pyytänyt tietojensa poistamista.
  • Tiedot tilaisuuksista ja tapahtumista. Tiedot osallistumisesta Teoston järjestämiin tilaisuuksiin ja tapahtumiin säilytetään tapauksesta riippuen noin 3-5 vuotta.
  • Tiedot kielloista. Mikäli henkilö on kieltäytynyt Teoston viestinnästä tai tutkimuksista, eikä muuta käsittelyperustetta ole, säilytämme tiedon kiellosta ja yhteystiedoista, jotta voimme varmistaa kiellon noudattamisen.

Pyrimme pitämään hallussamme olevat henkilötiedot oikeina ja ajantasaisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja. Jos olet luonut Teoston verkkopalveluihin verkkopalvelutunnukset, sinulla on mahdollisuus myös itse tarkastaa, korjata ja päivittää tietojasi kirjautumalla palveluun.

5. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Teosto luovuttaa ja siirtää henkilötietojasi pääsääntöisesti alla kuvatulla tavalla:

  • Jäsen- ja sisarjärjestöt, yhteistyöorganisaatiot: Oikeudenomistajien perustietoja (nimi, osoite, numerotiedot, IPI-numero) sekä teostietoja voidaan luovuttaa Teoston kotimaisille ja kansainvälisille jäsen- ja sisarjärjestöille sekä muille yhteistyöorganisaatioille tekijänoikeuspalkkioiden oikean tilityksen varmistamiseksi ja muihin teosten hallinnointiin liittyviin perusteltuihin tarkoituksiin alan käytäntöjen mukaisesti.
  • Yhteishallinnointilakiin perustuvat luovutukset: Voimme olla velvollisia luovuttamaan tiettyjä henkilötietojasi yhteishallinnointilain perusteella teosten käyttäjille, ellet ole kieltänyt tällaista luovuttamista.
  • Viranomaiset: Voimme luovuttaa henkilötietojasi toimivaltaisille viranomaisille (kuten Verohallinto) kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
  • Suostumus: Voimme suostumuksesi perusteella luovuttaa tietojasi kolmansille osapuolille, esimerkiksi tekijänoikeudellisten lupien hankkimiseksi suoraan oikeudenomistajalta. Pyydämme tällaiset suostumukset erikseen.
  • Yritysjärjestelyt: Mikäli myymme, fuusioimme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme, henkilötietojasi voidaan luovuttaa järjestelyn osapuolille.
  • Perintä ja oikeusvaateet: Voimme luovuttaa henkilötietojasi kolmansille, jos se on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, saatavien perimiseksi, mahdollisten oikeudenloukkauksien tutkimiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
  • Alihankkijat: Käytämme henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja Teoston puolesta ja lukuun. Olemme sopimusjärjestelyin huolehtineet siitä, että alihankkija käsittelee henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Luovutukset ja siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. Emme pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Oikeudenomistajien perus- ja teostietoja voidaan kuitenkin luovuttaa ja siirtää EU:n ja ETA:n ulkopuolella sijaitseville Teoston sisarjärjestöille sekä muille yhteistyöorganisaatioille tekijänoikeuspalkkioiden oikean tilityksen varmistamiseksi, käyttölupien hankkimiseksi tai myöntämiseksi ja tekijän teosten hallinnointia varten tarpeellisiin tarkoituksiin. Noudatamme tällöin siirrossa tietosuojalainsäädännön mukaisia suojatoimia ja siirtoperusteita.

6. Tietoturvallisuus

Teosto käsittelee henkilötietojasi tietoturvallisella tavalla ja käyttää asianmukaisia organisatorisia ja teknisiä tietoturvakeinoja henkilötietojesi suojaamiseen. Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietokannat ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Manuaalisesti käsiteltävät, henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsyä valvotaan kulunvalvonnalla. Huolehdimme, että ainoastaan niillä työtekijöillä ja Teoston lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtäviensä hoitamisen vuoksi on tarpeen. Teosto noudattaa tietoturvallisuuden varmistamisessa omaa tietoturvapolitiikkaansa, josta saat lisätietoa osoitteessa https://www.teosto.fi/teosto/artikkelit/tietoturvapolitiikka.    

7. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröitynä sinulla on tiettyjä lainsäädäntöön perustuva oikeuksia vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn. Alla listaamme erilaisia tapoja, joilla voit tällä hetkellä vaikuttaa tietojesi käsittelyyn:

  • Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen: Sinulla on oikeus tarkastaa sinusta tallennetut henkilötiedot. Pyynnöstäsi oikaisemme, täydennämme tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Mikäli olet luonut verkkopalvelutunnukset Teoston verkkopalveluihin, voit myös itse päivittää tietojasi kirjautumalla palveluun. Sinulla on myös oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista (”oikeus tulla unohdetuksi”) lainsäädännön mukaisilla perusteilla.
  • Suostumuksen peruuttaminen: Voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme tai muilla erikseen tarjotuin keinoin, kuten painamalla viestin lopussa olevaa linkkiä tai ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tehtyjen toimenpiteiden lainmukaisuuteen.
  • Tietojen siirtäminen: Voit myös halutessasi saada siirretyksi antamasi henkilötiedot, joita käsittelemme automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella, ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.
  • Suoramarkkinoinnin ja siihen liittyvän profiloinnin vastustamisoikeus: Voit milloin tahansa kieltää tietojesi käsittelyn suoramarkkinointia sekä siihen liittyvää profilointia varten painamalla viestin lopussa olevaa linkkiä tai ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme. Koska Teosto ei varsinaisesti harjoita suoramarkkinointia, Teoston viestinnän osalta kielto-oikeus koskee sellaista Teoston viestintää, jota toteutamme oikeutetun edun perusteella.
  • Vastustamis- ja rajoittamisoikeus: Voit vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.  Esimerkiksi tällaisessa tilanteessa käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun arvioidaan perusteita vastustaa käsittelyä. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.
  • Valitusoikeus: Voit tehdä valituksen viranomaiselle, mikäli katsot, että tietojasi on käsitelty tämän tietosuojalausekkeen ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön vastaisesi. Valvontaviranomaisen yhteystiedot löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi.