Siirry sisältöön
Kirjoittaja: Vappu Aura
Kuva: Shutterstock

Miten luoda houkutteleva webinaari tai virtuaalitapahtuma?

Virtuaalitapahtumat ovat tulleet jäädäkseen. Woltti Groupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola toteaa, että tapahtumiin tarvitaan tunnelmaa esimerkiksi musiikin avulla tai yllätyksellisyyttä. ”Tällä hetkellä monet istuvat koneen äärellä etäpalavereissa aamusta iltaan. Sitä samaa ei haluta enää webinaarissa tai virtuaalitapahtumassa.”

Virtuaalisen tapahtuman suurin etu on, että ne ovat vapaita maantieteellisistä rajoista ja monista fyysisistä esteistä. Voit saada paikalle moninkertaisesti yleisöä eri puolilta Suomea tai ympäri maailmaa. Virtuaalitapahtuma tarjoaa joustoa myös ohjelman suunnitteluun: kansainväliset esiintyjät ovat vain klikkauksen päässä.

”Korona-aika on näyttänyt, että asiakas- ja henkilöstötapahtumia voidaan hyvin järjestää myös virtuaalisena. Monet ovat yllättyneet siitä, kuinka hyvin ne toimivat. Välineet ovat kehittyneet todella nopeasti ja osa yrityksistä on lähtenyt rohkeasti kokeilemaan uudenlaisia digitaalisia tapahtumakonsepteja, kertoo tapahtumayritys Woltti Groupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola.

Virtuaalitapahtumassa ohjelman houkuttelevuuteen ja toimivaan tekniikkaan on kuitenkin panostettava erityisesti: Etätyöaikana ihmiset eivät jaksa istua koneiden ääressä turhaan ja tapahtumasta on helppo poistua.

Suunnittele ohjelma vastaanottaja mielessä

Webinaaria tai virtuaalitapahtumaa järjestettäessä on tietysti tiedettävä, mikä on tavoitteesi järjestäjänä. Haluatko jakaa tietoa, sitouttaa asiakkaitasi, ilahduttaa henkilöstöäsi tai solmia uusia kontakteja? Tämä otetaan luonnollisesti suunnittelun lähtökohdaksi.

Jotta tapahtuma olisi yleisöllesi kiinnostava, ohjelma on kuitenkin suunniteltava ennen kaikkea kohderyhmän näkökulmasta: mikä heitä kiinnostaa tai innostaa? Mitä enemmän tiedät kohderyhmästäsi, sitä tarkemmin pystyt tapahtumaasi suunnittelemaan.

Etätapahtumissa ei välttämättä jakseta viettää aikaa yhtä kauan kuin livejuhlissa. Digitaalinen tapahtuma onkin hyvä pitää sopivan lyhyenä.

”Tällä hetkellä monet istuvat koneen äärellä etäpalavereissa aamusta iltaan. Sitä samaa ei haluta enää webinaarissa tai virtuaalitapahtumassa. Tarvitaan yllätyksellisyyttä tai erityistä tunnelmaa, jolla päästään porautumaan osallistujan ihon alle”, sanoo Aittola.

Inspiroi ja yllätä musiikilla

Webinaarien ja virtuaalitapahtumien suunnittelussa kannattaa käyttää luovuutta. Vaihtelua saa vuorovaikutuksella, kuten Q&A-sessioilla, haastatteluilla tai pelillistetyillä elementeillä. Woltti Groupin Aittola puhuu voimakkaasti osallistujakokemuksen rakentamisen puolesta.

Usein yleisöä innostaa luova esiintyjä tai muu ”yllätysnumero”, sanoo Aittola. Visuaalisuus ja kiinnostava äänimaailma korostuvat virtuaalitapahtumassa, jossa aistihavaintojen määrä on rajatumpi kuin fyysisessä tapahtumassa.

Musiikki on oiva keino yllättää kohderyhmä positiivisesti ja tarjota tapahtumasta mieleenjäävä kokemus. Se vaikuttaa voimakkaasti kuulijan tunnetilaan ja rakentaa vahvoja myönteisiä mielikuvia. Siksi se toimii erityisen hyvin asiakkaiden ja henkilökunnan sitouttamisessa.

Jo pelkällä taustamusiikin soittamisella on tutkimusten mukaan positiivinen vaikutus asiakaskokemukseen ja ostohalukkuuteen.

”Samalla tavalla, kun musiikki luo tunnelmaa ravintoloissa tai kauppakeskuksissa, se tekee sen myös virtuaalitapahtumassa. Jo televisio-ohjelmista on huomattu miten house band rytmittää ohjelman mainiosti”, huomauttaa Aittola.

Musiikki myös houkuttelee yleisöä: kiinnostava esiintyjä tai lupaus yhteisestä musiikkihetkestä esiintyjän kanssa erottaa tapahtumasi muista ja innostaa ihmiset mukaan.

Käytännön asiat kuntoon

Virtuaalitapahtumassa tekniikan on syytä pelata. Valitse alusta tapahtumasi tarpeiden mukaan. Riittääkö omien tietokoneiden kamerat vai tarvitaanko studiotasoinen livelähetys? Teknisiä alustoja on paljon saatavilla, esimerkkejä niistä ovat mm. Teams, Vimeo, Zoom, WebinarJam, GoToWebinar, Demio…

Laadukas videoyhteys ja korkea äänenlaatu ovat tärkeitä erityisesti, jos tapahtumassa on musiikkia. Vuorovaikutus esiintyjän kanssa on mahdollista järjestää jouhevammin: esimerkiksi yhteinen chat tai talk show esiintyjän kanssa on tilaisuus, jota livetapahtumassa harvoin saa.

Jos haluat esittää virtuaalitapahtumassasi musiikkia, tarvitset siihen todennäköisesti musiikin käyttöluvan. Luvan saat Teostosta. Teoston luvilla saat oikeuden käyttää kaikkea maailman musiikkia huoletta. Jos tapahtuma striimataan Teoston lisensoimilla alustoilla (YouTube, Facebook, Instagram) eikä sitä tallenneta, lupaa ei tarvita lainkaan. Lue lisää luvista, joita tarvitaan musiikin käyttöön verkossa.

Kerää palautetta ja tarkastele dataa

Paraskaan tapahtuma ei löydä yleisöään, ellei sitä markkinoida. Markkinointiin kannattaa ensisijaisesti valjastaa omat kanavat: uutiskirjeet, omat verkkosivut, omat somekanavat ja asiakasyhteydet. Pyydä myös henkilöstöäsi ja yhteistyökumppaneitasi jakamaan tietoa webinaaristasi.

Webinaarin jälkeen palaute ja osallistujadata ovat arvokasta tietoa tulevaa kehitystyötä varten. Osallistujilta kannattaakin kerätä suoraa palautetta mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen ja seurata myös keskustelua tapahtuman tiimoilta sosiaalisessa mediassa. Kiitä myös esiintyjiä ja jaa palautteen tuloksia myös heille.

Musiikin käyttö tapahtumissa

Musiikin esittämiseen juhlissa ja tapahtumissa tarvitaan lupa riippumatta siitä, ovatko ne striimattuja vai fyysisiä tapahtumia. Lupamaksut ovat musiikin tekijöiden palkkaa, jonka me tilitämme heille.

Valitse oikea lupa tapahtumaasi

Viisi vinkkiä onnistuneeseen virtuaalitapahtumaan
  1. Suunnittele ohjelma kohderyhmän tarpeista lähtien
  2. Mieti ohjelman vetonaula – millainen esiintyjä tai tunnelma houkuttelee
  3. Varmista tekniikka, luvat ja käytännön asiat hyvissä ajoin
  4. Markkinoi tapahtumaasi aktiivisesti omissa kanavissa, somessa ja verkostoissa
  5. Kerää palautetta ja analysoi dataa jatkokehitystä varten

 

Jaa somessa
Lue lisää
Annathan meille palautetta!

Kehitämme verkkosivujamme ja otamme mielellämme vastaan palautetta. Vastaaminen onnistuu nopeasti!

Evästeet Teoston verkkosivustolla

Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallentuu tietokoneellesi tai muulle laitteellesi ja tallentaa tietoa käynnistäsi Verkkosivustolla. Evästeiden avulla Teosto parantaa palveluidensa käytettävyyttä.

Evästeillä kerättyjä tietoja ei lähtökohtaisesti yhdistetä tunnistettuun henkilöön liittyviin henkilötietoihin, mutta jotkut evästeillä kerättävät tiedot saattavat olla välillisesti yhdistettävissä tunnistettuun henkilöön liittyviin henkilötietoihin.

Lue lisää tietosuojalausekkeestamme ja evästeselosteestamme.

Evästekategoriat
Välttämättömät evästeet

Nämä evästeet ovat välttämättömiä verkkosivustomme saatavuuden varmistamiseksi. Ne esimerkiksi lataavat osan verkkosivustomme toiminnoista etukäteen nopeuttaakseen verkkosivuston latautumista. Välttämättömiä evästeitä käytetään myös valitsemiesi asetusten määrittämiseen ja muistamiseen. Voit kieltää välttämättömien evästeiden käytön selainasetuksissasi, mutta huomioithan, etteivät verkkosivuston kaikki toiminnot ja osat sen jälkeen toimi välttämättä kunnolla.
Lisätietoja evästeistä

Analytiikkaevästeet

Käytämme analytiikkaevästeitä kehittääksemme verkkosivustomme toimintaa. Analytiikkaevästeillä kerätään tietoa muun muassa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme ja miten he navigoivat verkkosivuston eri välilehtien välillä. Tietoja käytetään lähtökohtaisesti anonyymissä muodossa.
Lisätietoa: tietosuojalauseke ja evästeseloste

Toiminnalliset evästeet

Toiminnallisten evästeiden avulla voimme tarjota verkkosivustollamme erilaisia toimintoja, kuten soittolistoja ja reaaliaikaisen chatin. Jos kiellät toiminnallisten evästeiden käytön, osa tai kaikki näistä toiminnoista ei välttämättä toimi oikein.
Lisätietoa evästeistä

Markkinointievästeet

Markkinointievästeet auttavat meitä räätälöimään markkinointia ja tarjoamaan verkkosivustomme käyttäjille tulevaisuudessa yksilöllisempiä palveluita. Keräämme markkinointievästeiden avulla tietoja esimerkiksi käyttäjän käyttäytymisestä ja mieltymyksistä verkkosivustollamme.
Lisätietoa evästeistä

Käytämme sivustolla omia ja kolmannen osapuolten evästeitä sivuston välttämättömiin toimintoihin, analyyseihin ja seurataksemme palveluiden käyttöä sekä parhaan mahdollisen käyttökokemuksen ja yksilöllisempien palveluiden tarjoamiseksi. Voit hyväksyä kaikki evästeet painamalla ”hyväksy kaikki” tai muokata evästeasetuksia painamalla ”vaihda evästeasetuksia”. Lue lisää evästeistämme.