Siirry sisältöön
Kirjoittaja: Vappu Aura
Kuva: Mirella Penttilä

Henkilöstötapahtumien uusi aika – näin järjestät mahtavat etäpikkujoulut!

Korona-aika ja etätyö on tuonut uudenlaiset käytännöt myös firman juhliin. Pandemiasta huolimatta ihmisten halu viihtyä yhdessä ei ole kadonnut mihinkään. Pikkujoulukauden hitti onkin etäpikkujoulut – musiikin kera, tottakai.

Pikkujoulut ovat työpaikan vuoden kierrossa tärkeä tapahtuma: Vuonna 2017 tehdyn pikkujoulukyselyn mukaan 67 % kertoo niiden merkitsevän mukavaa ajanvietettä ja mahdollisuutta ottaa rennosti työkavereiden kanssa. Pikkujoulut kohottavat myös tiimihenkeä (25 %) ja ovat ylipäätään monelle tärkeä traditio (22 %). 

Tänä vuonna suurin osa fyysisistä pikkujoulutapahtumista on jouduttu peruuttamaan ja keskuuteemme on periytynyt uusi käsite: etäpikkujoulut tai virtuaalipikkujoulut. Lokakuussa verottaja tiedotti, että työnantaja voi järjestää etäpikkujouluja ja muita etävirkistystilaisuuksia verovapaasti. Korona-aika onkin pakottanut firmat keksimään nyt uudenlaisia ratkaisuja yhteiseen hauskanpitoon.

Pikkujoulujen valmisteluun kuuluu normaalisti tilan etsiminen, ruokailujen ja juomien sekä ohjelman suunnittelu sekä esiintyjän hankkiminen. Ohjelmaan saattaa kuulua jotain hauskaa yhdessä tekemistä mutta pääpaino on kuitenkin yhdessäolossa. Varmaa on, että musiikki kuuluu jollain tavalla asiaan: joko tanssilattialla, esiintyjän muodossa tai vähintäänkin taustamusiikkina. Poikkeusta eivät tee etäpikkujoulut.

Kaikki mukaan etäpikkujouluihin!

Terveysyhtiö Mehiläinen on monena vuonna juhlistanut pikkujouluja 6.11., joka on myös yhtiön perustamispäivä. Tänä vuonna 111-vuotisjuhlan kunniaksi järjestettiin virtuaalinen juhla, johon osallistui eri puolilta Suomea tuhansia yrityksen työntekijöitä ja ammatinharjoittajia. Juhla järjestettiin ammattimaisesti, juontajinaan Marco Bjurström ja Jenni Aleksandrova.

”Henkilöstö on meille supertärkeä. Siksi juhlien peruuttaminen ei missään vaiheessa ollut vaihtoehto. Melko pitkään syksyn aikana pohdimme vielä hybridivaihtoehtoa mutta päätimme lopulta järjestää kokonaan virtuaalitapahtuman. Juhliin panostettiin kuitenkin ihan samalla tavalla kuin livetapahtumaankin”, kertoo Mehiläisen henkilöstöjohtaja Tatu Tulokas.

Mehiläisen työntekijät osallistuivat juhliin joko kotoa, pienemmissä tiimeissä turvajärjestelyin tai jopa työpaikalta käsin. Tulokas sanoo, että virtuaalijuhlista on saatu paljon kiittävää palautetta.

”Osallistujia oli varmasti paljon enemmän kuin livejuhlilla olisi ollut. Juhliin pääsi osallistumaan tasavertaisesti kaikilta paikkakunnilta ja myös iltavuorolaiset pystyivät saamaan osansa juhlatunnelmasta.”

Musiikilla on aina ollut Mehiläisen juhlissa keskeinen rooli. Myös aiempina vuosina henkilöstölle on osoitettu arvostusta valitsemalla esiintyjiksi eturivin artisteja. Tänä vuonna etäpikkujoulujen lavalle nousivat Kaija Koo, Pete Parkkonen ja Vesala. Ensiesiintymisensä teki myös Mehiläisen oma bändi BEEknd, jossa mukana oli mm. yhtiön toimitusjohtaja Janne-Olli Järvenpää.

”Valinnat tehtiin juhlia järjestävässä tiimissä sillä periaatteella, että jokaiselle jotakin”, arvioi Tulokas.

Virtuaalitapahtumassa sisältö ratkaisee

Mehiläisen etäpikkujoulu kuvattiin Merikaapelihallilta, jonne juontaja, artistit, bändi ja muutama Mehiläisen haastateltava kokoontuivat. Vuoden aikana suunnitelmat juhlista ehtivät muuttua moneen kertaan koronatilanteen vaihtuessa. Tapahtuman tuottajana toiminut Sisters Inc on järjestänyt tänä syksynä monia muitakin virtuaalitapahtumia.

”Yhteistä on se, että sisällön merkitys korostuu: kun kerran saadaan porukka kasaan, sisällön pitää olla todella mietittyä, ohjelman hyvin käsikirjoitettu ja tuotannon laadukas”, painottaa yhtiön toimitusjohtaja Osnat Mangs.

Virtuaalitapahtumissa laadukas ja houkutteleva sisältö on entistäkin tärkeämpää. Sisällön pitää olla todella mietittyä ja koko tapahtuman ohjelma hyvin käsikirjoitettu.

Mangs on iloinen, että kaikki yritykset eivät ole peruuttaneet tai siirtäneet pikkujouluja vaan tarttuneet myös virtuaalivaihtoehtoihin. Niihin pitää silti panostaa, vähintään yhtä paljon kuin livetapahtumaan, hän korostaa. Musiikki on keskeinen osa useimpia virtuaalijuhlia.

”Musiikilla luodaan vahva audiovisuaalinen elämys ja herätetään tunteita. Ja olemme tietysti iloisia, että voimme tarjota työtä tiukassa tilanteessa oleville musiikkialan ammattilaisille. Myös bändi ja esiintyjät olivat silminnähden hyvällä fiiliksellä päästessään keikalle.”

Yleisön osallistamista Mangs pitää tärkeänä osana etäpikkujouluja. Mehiläisellä käytettiin kuvakollaaseja, dj:lle lähetettyjä biisitoiveita, chattia, kyselyjä ja haastatteluja. Etäyhteyksiä otettiin pitkin maata eri ”kotibileisiin”.

”Onnistuimme luomaan fiilistä aivan ihmeellisellä tavalla! Se yhteishenki suorastaan puski ruudun läpi. Se on siis mahdollista etänäkin – mutta vaatii suunnittelua.”

Musiikin striimaamiseen tapahtumassa tarvitaan lupa
  • Yritysjuhliin tarvitset joko Mediapienluvan (ilmainen tapahtuma, alle 2000 hlöä) tai Livestriimausluvan (maksullinen tapahtuma tai yli 2000 hengen tapahtuma). Lue lisää musiikin käytöstä verkossa.
  • Lisäksi juhlan esiintyjän tulee tehdä soitetuista kappaleista esitysilmoitus.
  • Lupamaksut ovat musiikin tekijöiden palkkaa, jonka Teosto tilittää heille.
Muista nämä, kun järjestät etäpikkujouluja

  1. Rakenna tunne yhdessä olemisesta

    Tunne siitä, että teemme jotain yhdessä, kumpuaa osallistumisen kokemuksesta. Pyri varmistamaan, että juhlissa on jotain teitä yhteen tuovaa ohjelmaa. Mieti, millä tavalla juuri teidän porukka on tottunut osallistumaan – kameran kautta, chatissa tai erillisellä fasilitointialustalla? Järjestä haasteita, kiertohaastatteluja, simulaatioita tai kisoja. Isoissa yrityksissä porukkaa voi jakaa myös pienempiin ryhmiin.

  2. Aikatauluta oikein

    Etätapahtumissa ei välttämättä jakseta viettää aikaa yhtä kauan kuin livejuhlissa. Digitaalinen tapahtuma onkin hyvä pitää sopivan lyhyenä, tietysti suhteutettuna ohjelman kestoon. Ohjelma ei saa myöskään olla liian tiukka vaan etäjuhlien leppoisaan tunnelmaan kuuluvat myös wc-tauot ja vierailut jääkaapilla. Pienemmillä työporukoilla voi myös järjestää etkot tai jatkot – virtuaalisesti nämäkin.

  3. Teema-asu nostaa yhteishenkeä

    Pukeutuminen on aina ollut tärkeä osa pikkujouluja – niin nytkin. Etäpikkujouluihin kannattaa ohjeistaa laittautumaan varsinkin, kun päivät menevät ehkä enemmän verkkareissa. Ilmoita siis pukeutumiskoodi tai teema hyvissä ajoin etukäteen. Yksinkertaisimmillaan teemana voi olla tietty väri tai esimerkiksi firman toimialasta juonnettu pukukoodi. Kun osallistujat ovat turvallisesti ruudun takana, revitellä voi vieläkin enemmän! Illan lopuksi tietysti paras asu palkitaan.

  4. Musiikki soimaan

    Musiikki on itsestään selvä osa pikkujouluja. Parhaat järjestävät huippuesiintyjät yksityiskeikalle, mutta myös firman oma coverbändi tai äänitemusiikki ajaa asian. Jo ennen pikkujouluja voidaan juhlille koota biisilista tai valita teemabiisi, joka aloittaa bileet. Ja vaikka joraaminen yhdessä tanssilattialla ei ole mahdollista, lanteet voi laittaa liikkumaan myös etänä. Miksipä ette tekisi yhteisen, simppelin koreografian, jota tanssitte yhdessä kameroiden takana?

  5. Panosta esiintyjään

    Etäpikkujoulu voi kuulostaa monesta tylsältä. Paljon houkuttelevamman siitä tekee, jos on mahdollista palkata ammattiesiintyjä. Yksi parhaista on tunnetusti suosikkiartistin yksityiskeikka – tietysti höystettynä kyselyosiolla, jossa henkilöstö voi jutella artistin kanssa! Myös stand-up -koomikot, taikurit ja hyvinvointivalmentajat tekevät keikka etänä. Jos halutaan toiminnallisempaa niin esim. viinitasting etänä tai ohjattu tanssituokio kotisohvilla toimii myös!

  6. Juontaja luo tunnelman

    Kuten livetilaisuuksissakin, myös etäbileissä kuuluu olla joku, joka johdattaa bileitä eteenpäin ja pitää tunnelman katossa. Tällainen saattaa löytyä omasta porukasta tai myös ammattimaiset juontajapalvelut ovat käytettävissä etätapahtumiin.

  7. Hyvä ruoka ja juoma kuuluvat juhlaan

    Yksi etäpikkujoulujen parhaista puolista on se, että voi itse päättää tarjoilun! Työnantaja voi toki myös välittää tarjoilupaketin ennen juhlien alkamista kaikille kotiin tai ruokaa voi tilata eri toimijoilta samaan aikaan kaikille osallistujille. Työntekijöille voi antaa myös budjetin, jonka he käyttämät haluamallaan tavalla tarjoiluihin – eväiden vertailusta voi tehdä myös ohjelmanumeron!

  8. Aikaa myös vapaalle juttelulle

    Etätyöaikana ei ole samalla tavalla mahdollisuutta kuulumisten vaihtoon kuin on totuttu. Ja koska etäjuhlissa ei voi supattaa vieruskaverille, on hyvä järjestää aikaa myös kuulumisille. Kannattaa siis hajauttaa porukkaa tiimeihin ja vaikkapa etukäteen mietittyjen kysymysten avulla auttaa juttelua alkuun. Apuna voi käyttää myös kuvia! Pidä ohjelmanumeroidenkin aikana juttelukanava esi.m viestiseinällä, chatissa tai vaikka WhatsAppissa auki!

  9. Yleisö mukaan!

    Olipa ohjelma kuinka hyvää tahansa, välillä myös yleisön pitää päästä osallistumaan! Osallistamiskeinoina kannattaa käyttää puheenvuorojen, chatin ja/tai keskustelukanavan lisäksi esimerkiksi kilpailuja, biisitoiveita tai levyraatia. Erilaisia kyselyitä voi tehdä vaikkapa Zoomin tai Mentimeterin kautta. Pyydä osallistujia lähettämään tiettyyn aiheeseen liittyviä kuvia tai miksei vaikka vitsejä!

  10. Pohdi pelisäännöt etukäteen

    Parasta on, jos ihmisten kielenkannat irtoavat spontaanisti, ja jokainen haluaa osallistua keskusteluun. Jotta tilanne ei muutu kaaokseksi, kannattaa kuitenkin miettiä pelisäännöt. Päättäkää etukäteen, miten puheenvuoroja pyydetään, kuka jakaa puheenvuorot, kuka seuraa chattia jne. Näin varmistetaan, että ilta sujuu jouhevasti ja jokainen pääsee vuorollaan ääneen.

Jaa somessa
Lue lisää
Annathan meille palautetta!

Kehitämme verkkosivujamme ja otamme mielellämme vastaan palautetta. Vastaaminen onnistuu nopeasti!

Evästeet Teoston verkkosivustolla

Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallentuu tietokoneellesi tai muulle laitteellesi ja tallentaa tietoa käynnistäsi Verkkosivustolla. Evästeiden avulla Teosto parantaa palveluidensa käytettävyyttä.

Evästeillä kerättyjä tietoja ei lähtökohtaisesti yhdistetä tunnistettuun henkilöön liittyviin henkilötietoihin, mutta jotkut evästeillä kerättävät tiedot saattavat olla välillisesti yhdistettävissä tunnistettuun henkilöön liittyviin henkilötietoihin.

Lue lisää tietosuojalausekkeestamme ja evästeselosteestamme.

Evästekategoriat
Välttämättömät evästeet

Nämä evästeet ovat välttämättömiä verkkosivustomme saatavuuden varmistamiseksi. Ne esimerkiksi lataavat osan verkkosivustomme toiminnoista etukäteen nopeuttaakseen verkkosivuston latautumista. Välttämättömiä evästeitä käytetään myös valitsemiesi asetusten määrittämiseen ja muistamiseen. Voit kieltää välttämättömien evästeiden käytön selainasetuksissasi, mutta huomioithan, etteivät verkkosivuston kaikki toiminnot ja osat sen jälkeen toimi välttämättä kunnolla.
Lisätietoja evästeistä

Analytiikkaevästeet

Käytämme analytiikkaevästeitä kehittääksemme verkkosivustomme toimintaa. Analytiikkaevästeillä kerätään tietoa muun muassa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme ja miten he navigoivat verkkosivuston eri välilehtien välillä. Tietoja käytetään lähtökohtaisesti anonyymissä muodossa.
Lisätietoa: tietosuojalauseke ja evästeseloste

Toiminnalliset evästeet

Toiminnallisten evästeiden avulla voimme tarjota verkkosivustollamme erilaisia toimintoja, kuten soittolistoja ja reaaliaikaisen chatin. Jos kiellät toiminnallisten evästeiden käytön, osa tai kaikki näistä toiminnoista ei välttämättä toimi oikein.
Lisätietoa evästeistä

Markkinointievästeet

Markkinointievästeet auttavat meitä räätälöimään markkinointia ja tarjoamaan verkkosivustomme käyttäjille tulevaisuudessa yksilöllisempiä palveluita. Keräämme markkinointievästeiden avulla tietoja esimerkiksi käyttäjän käyttäytymisestä ja mieltymyksistä verkkosivustollamme.
Lisätietoa evästeistä

Käytämme sivustolla omia ja kolmannen osapuolten evästeitä sivuston välttämättömiin toimintoihin, analyyseihin ja seurataksemme palveluiden käyttöä sekä parhaan mahdollisen käyttökokemuksen ja yksilöllisempien palveluiden tarjoamiseksi. Voit hyväksyä kaikki evästeet painamalla ”hyväksy kaikki” tai muokata evästeasetuksia painamalla ”vaihda evästeasetuksia”. Lue lisää evästeistämme.